Waarom deze privacyverklaring

In deze privacyverklaring heeft betrekking op het Vibes Event Center en leggen wij uit wanneer en hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en waarom wij dat doen en voor welk doel. Wij verwerken namelijk uw persoonsgegevens als u gebruik maakt van onze dienstverlening, websites of andere diensten die door ons worden aangeboden. Dit noemen wij gezamenlijk “de Dienst(en)” in deze verklaring. Deze Privacyverklaring heeft betrekking op het gebruik dat EHVent B.V. kan (doen) maken van persoonsgegevens van bezoekers van haar Websites, Social Media en/of van Feesten & Partijen en Evenementen die zich via de Websites en/of Social Media hebben geregistreerd.

Wij kunnen bepalingen van deze privacyverklaring wijzigen. Als wij dat doen, dan laten wij u dat weten. Toch raden wij u aan om periodiek zelf te controleren of de privacyverklaring is gewijzigd.

Het verstrekken van persoonsgegevens is niet verplicht. Echter om gebruik te kunnen maken van sommige diensten is het verstrekken van een aantal persoonsgegevens noodzakelijk.

Artikel 1 – Definities

EHVent B.V. – de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid EHVent B.V. (Vibes Holding B.V.), statutair gevestigd in Best, gevestigd en zaakdoende in (5681 RZ) Best aan de Ekkersweijer 3, die zich bezighoudt met het verlenen van diensten op het gebied van het organiseren en produceren van congressen en beurzen, culturele evenementen café, alles in de ruimste zin van het woord.

Evenementen – een (culturele) gebeurtenis, waaronder begrepen een (muziek)-uitvoering en/of andere manifestatie, een concert, dance evenementen, business-evenementen en/of een openbare of besloten gebeurtenis waaraan één of meerdere personen deelnemen, georganiseerd en/of gefaciliteerd door of vanwege EHVent B.V. op de evenementenlocaties.

Bezoeker – iedere natuurlijke persoon, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of een bedrijf en die direct of indirect een overeenkomst sluit met EHVent B.V. in het kader van het bijwonen van een evenement en ook eenieder die zich in of rondom de evenementenlocatie begeeft en die al dan niet direct of indirect met EHVent B.V. een overeenkomst heeft gesloten, alsmede eenieder die de websites bezoekt;

Social Media – de aan de website en overige (promotionele) uitingen van of vanwege EHVent B.V. specifiek gelieerde socialmediakanalen die op naam van EHVent B.V. of Vibes Event Center geregistreerd zijn;

Websites – de websites van EHVent B.V. en eventuele specifieke daaraan gelieerde websites van evenementen die op naam of ten behoeve van EHVent B.V. en/of aan haar gelieerde ondernemingen geregistreerd zijn, waaronder in ieder geval www.feelthevibe.nl, inclusief eventuele speciale daaraan gekoppelde app’s geëxploiteerd door of vanwege EHVent B.V.

Artikel 2 – Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Er zijn een aantal manieren waarop persoonsgegevens kunnen worden verzameld als u gebruik maakt van de Dienst. In deze paragraaf leggen wij u uit welke persoonsgegevens wij van u (kunnen) verzamelen. Persoonsgegevens die voor hetzelfde doel worden verzameld, hebben wij samen in één categorie gezet. Naast ieder persoonsgegeven staat hoe lang het betreffende persoonsgegeven wordt bewaard.

Persoonsgegevens rechtstreeks door ons verzameld of rechtstreeks door u aan ons aangeleverd

Van de bezoekers van onze zalen en onze horeca locatie verwerken wij in ieder geval:

• Naam;
• Adres;
• Mailadres en telefoonnummer;
• Btw-identificatienummer;
• PO-nummer;
• Rekeningnummer;
• Alle overige persoonsgegevens die aan ons worden verschaft in het kader van onze dienstverlening.

Nieuwsbrief

Met uw mailadres kunt u zich aanmelden voor onze nieuwsbrief. Van nieuwsbriefabonnees verwerken wij in ieder geval:

• Naam;
• Geboortedatum;
• Woonplaats;

Wij bewaren deze persoonsgegevens totdat u aangeeft geen marketinginformatie meer te willen ontvangen.

Contact met EHVent B.V.

Indien u contact met ons opneemt per telefoon, mail, via social media of op een andere manier, dan worden uw gegevens geregistreerd.

Social media uitingen

De gegevens die u zelf invult op social media of die wij verzamelen naar aanleiding van uw reacties op social media uitingen worden door ons verwerkt. Het kan daarbij gaan om persoonsgegevens die u op onder meer de contactpagina van het betreffende platform zelf invult, zoals uw e-mailadres, naam, adres, woonplaats of een telefoonnummer.

Beeldopname

Bij een bezoek op onze locatie kan het voorkomen dat u op foto’s en/of video vastgelegd wordt die op onze website en social media geplaatst worden.

Surfgegevens

Ook leggen de servers van EHVent B.V. automatisch surfgegevens van de Bezoeker vast, zoals bijvoorbeeld IP-adressen, tijdstip van bezoek, browsersoort en welke functionaliteiten gebruikt worden. EHVent B.V. kan deze commerciële gegevens en surfgegevens uitwisselen met haar eigen partners en kan deze commerciële gegevens en surfgegevens van de verschillende producten en diensten die de bezoeker afneemt samenvoegen in een profiel.

Cookies

EHVent B.V. maakt gebruik van cookies om de functionaliteit van bepaalde pagina’s van de website te optimaliseren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een pagina van de website op de computer van de bezoeker worden geplaatst. In zo’n cookie wordt informatie opgeslagen zoals bepaalde voorkeuren van de bezoeker. Daardoor kan EHVent B.V. de bezoeker bij een volgend bezoek nog beter van dienst zijn.

De bezoeker kan zelf bepalen hoe er met cookies omgegaan moet worden. Hij kan zijn browser zo instellen dat die het gebruik van cookies toestaat, niet toestaat of gedeeltelijk toestaat. In dit laatste geval kan worden ingesteld welke websites cookies mogen plaatsen. Bij alle overige websites wordt het dan verboden. Deze mogelijkheid wordt door de meest gebruikte moderne browsers geboden.

De cookies kunnen altijd van een computer worden verwijderd, ook weer via je browser.

Sollicitanten

In het kader van de werving en selectieprocedure verwerken wij de gegevens van de sollicitanten met als doel de juiste persoon te selecteren voor een bepaalde vacature en iedere sollicitant een terugkoppeling te geven. Wij bewaren deze gegevens tot maximaal 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure of langer mits wij daar van u toestemming voor hebben gekregen.

lndien u niet bereid bent om deze persoonsgegevens te verstrekken of niet wilt dat wij deze gegevens verwerken, dan kan dit tot gevolg hebben dat u de Dienst niet meer kan gebruiken Wij kunnen in dat geval ook uw toegang tot de Dienst blokkeren of beperken. Daarnaast kunnen wij de overeenkomst of het gebruik van de Dienst beëindigen. De mogelijkheid om de Dienst te beëindigen staat ook in onze algemene voorwaarden. De reden hiervoor is dat wij deze gegevens verzamelen, omdat wij deze gegevens nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Artikel 3 – Met welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens

3.1  EHVent B.V. gebruikt de persoonsgegevens in eerste instantie om de overeenkomst die zij met de Bezoeker sluit zo goed mogelijk uit te kunnen voeren en voor interne administratie.

3.2  Voor gebruik van een persoonlijk mailadres en telefoonnummer wordt altijd eerst toestemming van de Bezoeker gevraagd.

3.3  EHVent B.V. kan af en toe de registratiegegevens gebruiken om contact met Bezoekers op te (doen) nemen in het kader van marktonderzoek.

Artikel 4 – Welke persoonsgegevens delen wij met derden?

Wij kunnen andere vragen om te helpen bij het verlenen van de Dienst. Het kan voorkomen dat deze derden hierdoor uw persoonsgegevens verwerken. Dit gebeurt pas nadat de derde partij een zogenaamde verwerkersovereenkomst met betrekking tot het gebruik en bescherming van persoonsgegevens heeft getekend.

Wij maken gebruik van de volgende soorten verwerkers:

• Opslag van (persoons)gegevens en database beheer en onderhoud;
• onderzoeksbureaus en analytische software om onze dienstverlening te verbeteren (o.a. privacy-vriendelijk ingesteld Google Analytics waardoor geen persoonsgegevens met Google gedeeld worden);
• beheerders van evaluatieformulieren;
• hosting provider(s);
• aanbieders van relatiebeheer software;
• beheerders van video’s en opslag daarvan;
• Samenwerking partners (Photoboot, NH, DJ enz)

In sommige gevallen kan de Verwerker uw persoonsgegevens namens ons verzamelen. Wij informeren Verwerkers dat zij persoonsgegevens die zij van ons verkrijgen alleen mogen gebruiken om het verlenen van de Dienst mogelijk te maken. Als u zelf aanvullende informatie aan deze verwerkers verstrekt, dan is EHVent B.V. hiervoor niet verantwoordelijk. Het is verstandig om uzelf goed te informeren over de Verwerker en zijn bedrijf, voordat u uw persoonsgegevens verstrekt.

Delen van persoonsgegevens met uw toestemming

Wij kunnen ook persoonsgegevens delen met anderen als u ons daarvoor toestemming geeft. We kunnen bijvoorbeeld werken met andere partijen om specifieke diensten of aanbiedingen rechtstreeks aan u aan te bieden. Als u zich inschrijft voor deze diensten van derde partijen of marketingaanbiedingen, dan kunnen wij uw naam of contactgegevens verstrekken als die nodig zijn om die dienst te verlenen of contact met u op te nemen.

Onze wettelijke verantwoordelijkheid

Wij mogen ook persoonsgegevens met derden delen indien dit:

1. redelijkerwijs noodzakelijk of passend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
2. nodig is om te voldoen aan wettelijke verzoeken van autoriteiten;
3. nodig is om op eventuele aanspraken te reageren;
4. nodig is om de rechten, eigendom of veiligheid van ons, onze gebruikers, onze medewerkers
5. of het publiek te beschermen;
6. nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast
7. of onwettig gebruik van de Dienst.

Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte stellen van verzoeken die wij ontvangen van een overheidsinstantie en die gaan over uw persoonsgegevens, tenzij wij dit niet mogen op grond van de wet.

Artikel 5 – Hoe gaan wij om met de bescherming van uw persoonsgegevens?

Wij vinden het belangrijk om uw persoonsgegevens zorgvuldig te behandelen en beveiligen. Wij hebben daarom passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Wij hebben in ieder geval de volgende maatregelen genomen:

• We hebben fysieke en elektronische maatregelen ingevoerd die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen.
• We gebruiken TLS (Transport Layer Security)-technologie om transmissie van gevoelige informatie of persoonsgegevens naar ons te versleutelen, zoals accountwachtwoorden en andere identificeerbare informatie over betalingen.
• Waar redelijkerwijs mogelijk worden back-ups van persoonsgegevens gemaakt.
• Gevoelige informatie wordt versleuteld opgeslagen als dat mogelijk is.
• Kwetsbaarheden in de software worden zo snel als redelijkerwijs mogelijk aangepakt.

Wij willen u er wel graag op wijzen dat absolute veiligheid voor het verzenden van persoonsgegevens via het internet of het opslaan van persoonsgegevens niet altijd gegarandeerd kan worden.

Artikel 6 – Hoe gaan wij om met links naar sites van derden?

Onze Diensten en/of de website kunnen links bevatten naar andere websites. Daarnaast kan onze Dienst ook zijn voorzien van advertenties van derden. Websites van derden kunnen informatie over u bijhouden. We hebben geen controle over deze sites of hun activiteiten. Als u uw persoonsgegevens verstrekt op deze pagina’s van derden, dan is EHVent B.V. hierbij niet betrokken. In dat geval is het privacybeleid van deze derde partij van toepassing. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van het privacybeleid van deze partijen en de manier waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Links van onze website naar derden of naar andere sites worden namelijk alleen ten behoeve van u ter beschikking gesteld. Wij raden u aan om hun privacy- en beveiligingspraktijken en hun beleid te bestuderen voordat u persoonsgegevens aan ze verstrekt.

Artikel 7 – Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor wij uw gegevens verwerken en niet langer dan wettelijk is toegestaan. De uiteindelijke bewaartermijn verschilt per dienst.

Indien u zich heeft aangemeld voor de nieuwsbrief dan bewaren wij deze gegevens totdat u aangeeft geen marketinginformatie meer te willen ontvangen en u zich afmeldt van de nieuwsbrief. Uw elektronische contactgegevens voor het verzenden van direct mailing over soortgelijke evenementen bewaren wij totdat u zich afmeldt voor de e-mails. De gegevens van de sollicitanten bewaren wij tot maximaal 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure gebruikt of zoveel langer als wij daar van u toestemming hebben gekregen.

Artikel 8 – Welke rechten heeft u op de verwerking van uw persoonsgegevens?

U kunt de persoonsgegevens die door de website en de Dienst worden verzameld, controleren, bijwerken, corrigeren of verwijderen. Om van deze mogelijkheid gebruik te maken dient u contact met ons op te nemen. Onze contactgegevens zijn in artikel 9 van deze privacyverklaring terug te vinden. Indien de Dienst zelf een mogelijkheid biedt om contact met ons op te nemen, dan is dat uiteraard ook mogelijk.

Houd er rekening mee dat het verwijderen van persoonsgegevens, het beperken van de verwerking of het intrekken van toestemming ertoe kan leiden dat u de Dienst niet meer kan gebruiken.

Wij hebben soms het recht om uw persoonsgegevens te bewaren. Dit kan als dit noodzakelijk of aanbevolen is om de Dienst aan anderen te kunnen verstrekken, geschillen op te lossen, de toepasselijke gebruiksvoorwaarden te handhaven, voor technische en/of juridische vereisten en/of indien de Dienst of wet dat vergt.

Om per e-mail toegang te krijgen tot uw eigen persoonsgegevens, moet u voldoende bewijs van uw identiteit verstrekken op de manier zoals wij dat van u vragen. Indien wij niet zeker weten of u daadwerkelijk de persoon bent over wie de persoonsgegevens gaan, dan mogen wij u de toegang tot de persoonsgegevens weigeren.

U kunt ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens in de toekomst te beperken of te stoppen. Wij voldoen dan waar mogelijk aan uw verzoek. Houd er echter rekening mee dat u kunt worden belemmerd in het gebruik van de Dienst of dat u de dienst niet meer kunt Gebruiken. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar artikel 3 van deze privacyverklaring.

U kunt ons vragen om de persoonlijke informatie die wij over u verwerken over te dragen aan een ander. U moet dan wel specificeren welke informatie u overgedragen wenst te zien. Wij voldoen aan een dergelijk verzoek als het gaat om informatie die is verwerkt op basis van artikel 3.2 of 3.4 van deze privacyverklaring, tenzij deze informatie ook persoonsgegevens bevat over andere (natuurlijke) personen.

Wij reageren binnen 4 weken op al uw verzoeken zoals die hier staan omschreven. Bij complexe verzoeken kan de termijn met nog eens 4 weken worden verlengd. Indien wij de termijn verlengen, zullen wij u binnen 4 weken na het indienen van het verzoek daarvan op de hoogte stellen.

U heeft het recht om bij de bevoegde privacy autoriteit een klacht in te dienen over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens. Voor Nederland is deze autoriteit de Autoriteit Persoonsgegevens, die u kunt bereiken op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

Artikel 9 – Contact

Als u vragen, problemen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring, kunt u contact met ons opnemen via e-mail op info@vibes.moonly.dev, door te bellen naar 040-4400250 of per post via Lardinoisstraat 8, 5611 ZZ Eindhoven.